Dateien bestehen immer aus einem Hauptinhalt und einem Satz Felder. Es gibt zahlreiche vom CMS vorgegebene Felder, beispielsweise für den Namen einer Datei, den Titel seines Inhalts, etc. Ferner können Administratoren beliebige viele zusätzliche Felder konfigurieren.
Mit Feldern können Sie im Content Management Server Informationen zu einer Datei oder einer Version speichern oder die Versionen einer Datei mit Zusatzinformationen (Matadaten) versehen. Jedes Feld hat einen Namen, einen Titel, einen Typ und einen Wert. Der Content Management Server unterscheidet zwischen Dateifeldern und Versionsfeldern.
Dateifelder sind vom Content Management Server fest vorgegeben und werden für jede Datei unabhängig von ihrem Typ erzeugt, wenn die Datei angelegt wird. Die Werte dieser Felder sind zur Verwaltung der Dateien und ihrer Beziehungen untereinander sowie zur Steuerung des Exports unverzichtbar.
Die Felder ID und Pfad werden automatisch vom System mit Werten belegt. Die ID ist die eindeutige Identifikationsnummer einer Datei im Content Management Server. Sie ist nicht änderbar. Dagegen ändert sich der Wert des Feldes Pfad, wenn eine Datei innerhalb der Ordnerhierarchie verschoben wird. In diesem Fall wird der Feldwert vom Content Management Server angepasst.
Jede Datei verfügt über das Feld Name, dessen Wert vom Bearbeiter
der Datei festgelegt werden kann. Der Name einer Datei dient dazu, sie
innerhalb eines Ordners eindeutig zu identifizieren. Wird kein Name
angegeben, so wird vom Content Management Server ein vordefinierter Name, in
der Standardinstallation new, vergeben. Werden weitere Namen
automatisch erzeugt, so sorgt der Content Management Server für
Eindeutigkeit, indem er einen Zähler an den vordefinierten Namen anhängt.
Neben ID, Pfad und Name haben Dateien unter anderem die Dateifelder Dateityp, Workflow, Vorlage, Verantwortlicher und Von Export ausschließen.
Der Dateityp ergibt sich aus der Vorlage und kann nicht geändert werden. Der Wert des Feldes Workflow ergibt sich ebenfalls aus der Vorlage, kann jedoch von einem Dateiadministrator nachträglich geändert werden. Das Feld Vorlage enthält bei jeder Datei den Namen der Vorlage, auf der sie basiert. Sein Wert kann geändert werden. Dies ist jedoch nur in Ausnahmefällen erforderlich und sollte vermieden werden (die Datei kann ungültig werden). Auch der Wert des Dateifeldes Vom Export ausschließen kann geändert werden.
Neben den Dateifeldern gibt es im Content Management Server die Versionsfelder, die nicht für eine Datei selbst sondern für die Arbeitsversion einer Datei erzeugt werden. Ein Versionsfeld kann in jeder Version einer Datei mit einem anderen Wert belegt sein. Es gibt fest vorgegebene und kundenspezifische Versionsfelder.
Analog zur ID von Dateien haben auch Versionen eine Versions-ID, die dazu dient, die Version eindeutig zu identifizieren. Die fest vorgegebenen Versionsfelder Titel, Dateiendung, Gültig ab und Gültig bis können Sie - wie einige Dateifelder - in der Vorlage der Datei, zu der die Version gehört, vorab mit Werten belegen.
Bei kundenspezifischen Versionsfeldern stehen Ihnen mehrere Feldtypen zur Verfügung (siehe auch Typ). Legen Sie beispielsweise ein Feld vom Typ Auswahl an, so kann der Bearbeiter einer Version aus mehreren von Ihnen vorgegebenen Feldwerten einen Wert auswählen.
Kundenspezifische Versionsfelder sind im Content Management Server als Felddefinitionen zu verstehen, die Sie in Dateivorlagen angeben können. Dadurch legen Sie fest, welche Felder die Arbeitsversionen der Dateien haben sollen, die auf den jeweiligen Dateivorlagen beruhen. Erst wenn eine Arbeitsversion angelegt wird, wird sie mit den Feldern ausgestattet, die in der Vorlage, auf der die entsprechende Datei beruht, angegeben sind. Versionen können je nach Vorlage ihrer Datei über unterschiedliche und beliebig viele kundenspezifische Felder verfügen.
Die Versionsfelder einer Dateivorlage können in der Definition der Dateivorlage zu Feldergruppen zusammengefasst werden. Die Feldergruppen werden in der Detailansicht einer Datei dargestellt. So können die Werte der Felder bequem bearbeitet und strukturiert erfasst werden.
Ferner können Sie in Vorlagen festlegen, welche Versionsfelder obligatorische Felder sein sollen, d. h. welche Felder einer Arbeitsversion einen Wert enthalten müssen, damit die entsprechende Datei freigegeben werden kann. Außerdem können alle Felder mit Werten vorbelegt werden, sodass die Felder der Arbeitsversionen neuer Dateien, die auf dieser Dateivorlage basieren, voreingestellte Werte enthalten.