Personen-Sammellisten

Mit Personen-Sammellisten können Sie definierte Listen von Personen zusammenstellen und pflegen, entweder manuell oder automatisch. Beide Arten von Sammellisten eignen sich als Empfängerlisten von Mailings, als Teilnehmerlisten von Veranstaltungen usw.

In manuelle Sammellisten werden Personen explizit aufgenommen oder sie werden explizit daraus entfernt, entweder durch einen OMC-Benutzer oder – bei manuellen Sammellisten, die als Abonnements fungieren – durch die Person selbst.

Die Personen in automatischen Sammellisten dagegen werden auf der Basis frei definierbarer Kriterien vom OMC ermittelt. Im Gegensatz zu den statischen manuellen Sammellisten sind automatische Sammellisten dynamisch. Sie werden vom OMC in regelmäßigen Abständen aktualisiert, um stets denjenigen Teil der Personenbasis zu repräsentieren, der die Kriterien erfüllt.

Sammellisten suchen und anzeigen

Klicken Sie auf der Personen-Hauptseite auf den Button Sammellisten, so erscheinen alle Sammellisten, auf die Sie Zugriff haben. Dies sind Ihre persönlichen Sammellisten sowie diejenigen, die für mindestens eine Ihrer Rollen verfügbar gemacht wurden.

Um die Trefferliste einzuschränken, können Sie das Suchformular auf der Seite verwenden. Darin gibt es die folgenden Felder:

• Titel / Name: Beschränkt die Suche auf diejenigen Sammellisten, deren Titel oder Name die eingegebene Zeichenkette enthält.

• Auswahl auf Rolle einschränken: Es wird nur nach Sammellisten gesucht, die Inhabern der angegebenen Rolle zugänglich gemacht wurden.

• Nur eigene Sammellisten einbeziehen: Nur Ihre eigenen Sammellisten werden berücksichtigt.

• Nur Abo-Listen einbeziehen: Es wird nur nach benannten Sammellisten gesucht.

Klicken Sie auf Suche in Sammellisten, um nach den Sammellisten zu suchen, die die angegebenen Kriterien erfüllen.

Klicken Sie auf einen Eintrag in der Ergebnisliste, um die betreffende Sammelliste zu bearbeiten, zu löschen, oder um die Liste der ihr zugeordneten Personen zu sehen oder zu ändern. Die Vorgehensweise ist die gleiche wie bei Account-Sammellisten.

Eine neue manuelle Personen-Sammelliste anlegen

Klicken Sie auf der Seite, auf der die Personen-Sammellisten aufgeführt werden, auf den Button Neue manuelle Liste. Es erscheint zunächst ein Formular, mit dem Sie die Eigenschaften der Personen-Sammelliste festlegen können:

Die Formularfelder haben die folgende Bedeutung:

• Titel: Unter dem hier angegebenen Titel wird die Sammelliste gespeichert.

• Abonnement-Name: Wenn an Ihrer Website angemeldete Personen sich in die Sammelliste aufnehmen oder aus ihr entfernen können sollen, so benötigt die Sammelliste einen Namen. Über diesen Namen kann die Webanwendung die von der Person gewünschte Aktion durchführen.

• Sichtbar für Rolle: Wählen Sie hier nichts aus, wenn Sie die Sammelliste nur für sich anlegen. Oder wählen Sie eine der verfügbaren Rollen aus der Dropdown-Liste. Die Liste enthält nur Rollen, die Sie haben.

• Einträge änderbar für Rolle: Legen Sie hier bei Bedarf fest, welche Rolle ein OMC-Benutzer haben muss, um Personen in die Sammelliste aufnehmen und aus ihr entfernen zu dürfen.

Klicken Sie auf Erstellen, um die Sammelliste anzulegen. Als Bestätigung wird die Detailseite der Sammelliste angezeigt:

Dieselbe Seite wird angezeigt, wenn Sie in der Übersicht der Sammellisten oder in der Trefferliste auf einen Eintrag klicken. Die Buttons auf dieser Detailseite haben die folgenden Funktionen:

• Bearbeiten: Öffnet das Formular, mit dem die Eigenschaften der Liste (wie ihr Titel) bearbeitet werden können.

• Löschen: Löscht nach Bestätigung die Sammelliste.

• Einträge bearbeiten: Zeigt ein Formular an, mit dem Personen einzeln oder aus anderen Listen zu dieser Liste hinzugefügt oder aus ihr entfernt werden können.

• Einträge löschen: Öffnet eine Seite, auf der die zu löschenden Personen einzeln ausgewählt werden können.

• Datenexport (CSV): Gibt Ihnen die Möglichkeit, die Personen in der Liste als CSV-Datei (Tabelle im Textformat) zu exportieren, wobei die einzubeziehenden Felder ausgewählt werden können.

• In Einträgen suchen: Sucht nach Personen in der Liste, deren Name die angegebenen Zeichen enthält und zeigt die Ergebnisliste an.

Sie können die Sammelliste nun als Empfängerliste für Mailings, als Einladungsliste für Events oder für andere Zwecke verwenden.

Einträge einer manuellen Sammelliste bearbeiten

Klicken Sie in der Detailansicht einer manuellen Sammelliste auf den Button Einträge bearbeiten, so wird das folgende Formular angezeigt:

Die Formularelemente haben die folgenden Funktionen:

• Personenliste: Sie können eine bereits existierende Personenliste aus dem Aufklappmenü wählen, um die darin enthaltenen Personen zu der gerade bearbeiteten Liste hinzuzufügen.

• Event / Event-Person-Status: Nutzen Sie diese beiden Formularfelder, um die Teilnehmer einer Veranstaltung zu Ihrer Liste hinzuzufügen. Wählen Sie zunächst die Veranstaltung aus, indem Sie ein paar Zeichen aus deren Titel eingegeben und dann den gewünschten Eintrag aus der eingeblendeten Trefferliste anklicken. Anschließend können Sie optional nur jene Personen hinzufügen, die einen bestimmten Teilnahmestatus haben (etwa Noch nicht angemeldet). Den gewünschten Status können Sie aus der Aufklappliste auswählen.

• Mailing / Mailing-Person-Status: Mit diesen beiden Feldern können Sie Personen zu Ihrer Liste hinzufügen, die sich in der Empfängerliste eines Mailings befinden. Optional können Sie nur jene Personen hinzufügen, die einen bestimmten Mailing-Status haben (etwa Link angeklickt).

• Einzelne Person: Geben Sie ein paar Zeichen aus dem Namen der gewünschten Person in das Eingabefeld ein und wählen Sie dann den gewünschten Eintrag aus der eingeblendeten Trefferliste aus.

• CSV-Datei hochladen: Wenn Sie über eine CSV-Datei verfügen, deren erste Spalte die IDs von Personen im OMC enthält, so können Sie diese Datei hier hochladen, um die Personen zu Ihrer manuellen Sammelliste hinzuzufügen.

Sie können beliebig viele der oben genannten Möglichkeiten, Personen zu Ihrer Liste hinzuzufügen, gleichzeitig nutzen. Hierbei entfernt das OMC automatisch Duplikate aus der Liste.

Klicken Sie abschließend auf Personen hinzufügen. Danach wird dieselbe Seite angezeigt, ergänzt um Statusinformationen bezüglich der durchgeführten Aktionen. Ferner sind – da die Personenliste nun Einträge enthält – weitere Operationen verfügbar:

Zusätzlich zu Personen hinzufügen ist nun Folgendes möglich.

• Schnittmenge mit Personen: Dies entfernt aus der gerade bearbeiteten Sammelliste alle Personen, die sich nicht in der Menge der Personen befinden, die über die Angaben im Formular bestimmt wird. Dies ist praktisch, wenn Sie eine Sammelliste auf diejenigen Personen reduzieren möchten, die auch in einer anderen Sammelliste enthalten sind.

• Personen entfernen: Dies entfernt diejenigen Personen aus der Sammelliste, die über die Angaben im Formular bestimmt werden. Dies entspricht der “Subtraktion” von Personen.

• Alle Personen entfernen: Dies entfernt alle Personen aus der Sammelliste. Die Angaben im Formular werden ignoriert.

• Abbrechen: Bringt Sie zur Detailseite der Sammelliste zurück.

Eine neue automatische Personen-Sammelliste anlegen

Klicken Sie auf der Übersichtsseite, auf der die Personen-Sammellisten aufgeführt werden, auf den Button Neue automatische Liste. Es erscheint ein großes Formular mit vier Bereichen.

Im obersten Bereich können der Name der Liste und ihre Sichtbarkeit festgelegt werden, im zweiten Bereich die Account-Kriterien, falls erforderlich. (Aus Platzgründen wurden aus den Screenshots einige Felder entfernt.)

Wenn Sie Account-Eigenschaften als Kriterien angeben, werden sämtliche Personen derjenigen Accounts ermittelt, die diese Kriterien erfüllen – sofern die Personen auch alle anderen Kriterien erfüllen.

Im dritten und vierten Bereich des Formulars können die personenbezogenen bzw. standortbezogenen Suchkriterien festgelegt werden.

Das OMC nimmt nur Personen in die Sammelliste auf, die alle Kriterien aus den unteren drei Bereichen erfüllen (Und-Verknüpfung). Erstellen Sie mehrere automatische Sammellisten und kombinieren Sie diese zu der eigentlichen Sammelliste, wenn Sie Zusammenstellungen aus nicht miteinander vereinbaren Kriterien benötigen.

Klicken Sie abschließend auf Erstellen. Sie können sowohl den Namen der automatischen Liste als auch ihre Kriterien nachträglich ändern, indem Sie die Liste bearbeiten.

Beachten Sie bitte, dass die Personen in automatischen Sammellisten von Jobs ermittelt werden. Da Jobs nur zu bestimmten Zeitpunkten ausgeführt werden, können solche Listen zwischen den Berechnungszeitpunkten zu viele oder zu wenige Einträge enthalten.