In vielen Fällen durchlaufen Dateien im Redaktionssystem einen Workflow, bevor sie exportiert werden. Mit Workflows können Sie festlegen, welche Mitarbeitergruppen nacheinander damit befasst sind, eine Datei zu bearbeiten oder zu prüfen. Dateien können sowohl minimale als auch umfangreiche Workflows durchlaufen.
In Dateivorlagen können Administratoren das Workflow-Feld der Dateien mit dem Namen eines Workflows vorbelegen. Wird die Arbeitsversion einer Datei mit einer bestimmten Vorlage erzeugt, so bestimmt der Content Management Server den zu verwendenden Workflow, indem er zunächst den Workflownamen aus der Vorlage ausliest. Der Workflow mit diesem Namen wird anschließend in der Arbeitsversion der Datei gespeichert.
Ein neuer Workflow beginnt immer dann, wenn eine Arbeitsversion erzeugt, eine Version abgelehnt oder eine freigegebene Version zurückgezogen wird. Da die Workflowdefinition in der Version gespeichert ist, kann ein aktiver Workflow nicht dadurch neu begonnen oder modifiziert werden, dass dem Feld Workflow der Name eines anderen Workflows zugewiesen oder die Workflowdefinition selbst geändert wird. Dies ist zwar möglich, die Änderungen werden jedoch erst dann wirksam, wenn eine neue Arbeitsversion der betreffenden Datei erzeugt wird.