Feldeigenschaften bearbeiten

Um das Formular zur Bearbeitung der Feldeigenschaften einer Vorlage zu öffnen, haben Sie zwei Möglichkeiten: Legen Sie gerade eine Vorlage an, so klicken Sie im entsprechenden Formular auf den Button Feldeigenschaften bearbeiten im Bereich Felder. Möchten Sie dagegen die Felder einer bestehenden Vorlage vorbelegen, so machen Sie die gewünschte Vorlage in der Sektion Vorlagen mit Hilfe der Suchfunktion ausfindig. Klicken Sie nun auf den Namen der Vorlage im Listeneintrag, um auf die Ansichtsseite der Vorlage zu wechseln. Um das Bearbeitungsformular für Vorlagen zu öffnen, klicken Sie hier bitte auf den Button Bearbeiten. Wechseln Sie anschließend in den Formularbereich Felder und klicken auf den Button Feldeigenschaften bearbeiten, um in das entsprechende Formular zu gelangen:

Obligatorische Felder

Sie können für jedes Feld definieren, ob es auf einen gültigen Wert gesetzt sein muss, damit eine Datei eingereicht oder freigegeben werden kann, indem Sie die Option obligatorisch auswählen. Sollen die Bearbeiter der Dateien, die auf diesen Vorlagen basieren, beispielsweise dem Feld Titel einen Wert zuweisen müssen, so wählen Sie für dieses Feld die Option obligatorisch aus.

Felder vom Typ Zeichenkette, Text oder HTML gelten als gültig, wenn vom Benutzer eine beliebige Zeichenkette als Wert eingetragen wurde. Datumsfelder gelten als gültig, wenn die eingegebenen Zahlen vom Content Management Server interpretierbar sind und sich in zulässigen Bereichen bewegen. Bei Feldern vom Typ Auswahl oder Mehrfachauswahl muss mindestens einer der vorgegebenen Werte ausgewählt worden sein, damit sie als belegt gelten.

Um die Vollständigkeit einer Version auch von anderen Kriterien abhängig zu machen, können Sie die Vorlageneigenschaft Vollständigkeitscheck verwenden.

Optionen für die Vorbelegung

Sie können die Felder, die in einer Vorlagendefinition angegeben werden, vorab mit Werten belegen. Dadurch sind bereits bei der Erzeugung einer Datei auf der Basis dieser Vorlage die Felder seiner Arbeitsversion mit diesen Werten belegt.

Alle kundenspezifischen Felder sowie die in der folgenden Tabelle aufgeführten vom CMS bereitgestellten Felder können vorbelegt werden. Bitte beachten Sie, dass Bei Export ignorieren sowie die Sortierkriterien, der -modus und die -richtung erst ab Version 6.7.1 vorbelegbar sind. Der Workflow kann nicht auf dieser sondern auf der übergeordneten Seite vorbelegt werden.

Mit Hilfe eines Auswahlfeldes können Sie festlegen, ob und in welcher Weise ein Feld vorab mit Werten belegt wird. Wählen Sie in dem Auswahlfeld die Option Wert nicht vorbelegt aus, so hat das Feld in den Arbeitsversionen neuer Dateien, die auf dieser Vorlage beruhen, keinen Wert. Das Feld ist also nicht vorbelegt.

Indem Sie bei einem Feld die Option vorbelegt aus darüber liegendem Ordner wählen, definieren Sie, dass bei Arbeitsversionen von Dateien, die auf der Basis dieser Vorlage werden, die Felder mit den Feldwerten aus dem darüber liegenden Ordner belegt werden sollen (die Felder erben die Werte des darüber liegenden Ordners).

Möchten Sie Felder mit konstanten Werten vorbelegen, so markieren Sie im Auswahlfeld die Option vorbelegt mit folgendem Wert. Tragen Sie hier bitte ein oder wählen Sie aus, welche Werte die Felder haben sollen, wenn die Arbeitsversion einer Datei, die auf dieser Vorlage basiert, erzeugt wird. Je nach Typ des Feldes stehen zur Bearbeitung des Vorbelegungswertes unterschiedliche Eingabeelemente zur Verfügung. Diese Eingabeelemente entsprechen nicht unbedingt den Eingabefeldern, die Sie bei den jeweiligen Feldern festgelegt haben und mit denen die Benutzer die Feldwerte bearbeiten können.

Besonderheiten beim Hauptinhalt

Bei dem Feld Hauptinhalt ist zusätzlich die Option Inhalt mit diesem Layout formatieren verfügbar. Wählen Sie diese Option, so geben Sie bitte in dem Eingabefeld den Namen der Layoutdatei für den Hauptinhalt an. Eine Hauptinhaltslayout ("body template") wird immer dann angewendet, wenn der Hauptinhalt einer Version (beispielsweise mit einer NPSOBJ-Anweisung bei der Vorschau oder beim Export) abgerufen wird. Ein Hauptinhaltslayout dient dazu, das Aussehen von Dokumenten zu vereinheitlichen. Bei Vorlagen, die Layouts definieren, kann kein Hauptinhaltslayout angegeben werden.

Alternativ dazu können Sie den Hauptinhalt der Version einer Datei mit Hilfe der Option vorbelegt mit folgendem Wert vorab belegen. Diese Option wird Ihnen jedoch erst dann angezeigt, wenn Sie eine Dateiendung angegeben haben. Die Dateiendung können Sie aus den von Ihnen definierten erlaubten Dateiendungen für die Vorlage wählen.

Nutzen Sie dieses Feature, um beispielsweise neuen Ordnern oder Dokumenten einen immer gleichen Hauptinhalt zuzuweisen. Selbstverständlich kann der Bearbeiter der Datei den Hauptinhalt wie den Wert jedes anderen Feldes jederzeit ändern, sofern in der Vorlage kein Hauptinhaltslayout angegeben wurde.

Klicken Sie abschließend auf OK, um die Feldvorbelegung zu übernehmen.