Workflows definieren

Sie können einen neuen Workflow anlegen, indem Sie auf der Ansichtsseite eines Workflows oder in der Sektion Workflows auf den Button Neu klicken. Das Formular Konfiguration – Workflows – Anlegen wird geöffnet:

Das Formular ist in die Bereiche Allgemeine Eigenschaften, Bearbeitungsschritte und Prüfungsschritte unterteilt, die im Folgenden beschrieben werden.

Allgemeine Eigenschaften

Im ersten Bereich des Formulars legen Sie die allgemeinen Eigenschaften des Workflows fest:

Aktiv

Mit dieser Option können Sie festlegen, ob ein Workflow verwendbar sein soll. Soll der Workflow verwendbar sein, so wählen Sie die Option bitte aus. Wenn Sie eine Workflowdefinition momentan nicht benötigen, sich jedoch nicht sicher sind, ob sie später eingesetzt werden soll, so deaktivieren Sie die Option bitte.

Name

Geben Sie in dieses Eingabefeld bitte den Namen des neuen Workflows ein. Der Name kann nachträglich nicht geändert werden.

Titel

Geben Sie hier den Titel des Workflows in der Sprache an, die Sie in Ihren persönlichen Einstellungen konfiguriert haben. Wenn Ihr Content Management Server für mehrsprachigen Einsatz eingerichtet ist, so können Sie zum Formular Konfiguration – Workflows – Bearbeiten – Mehrsprachige Titel wechseln, indem Sie auf den Button Andere Sprachen klicken:

Tragen Sie hier in die entsprechenden Felder die Titel in den jeweiligen Landessprachen ein. Bestätigen Sie Ihre Eingaben bitte mit OK. Welchen Titel der Content Management Server in der HTML-Benutzeroberfläche anzeigt, hängt von der Sprache ab, die ein Benutzer in seinen persönlichen Einstellungen konfiguriert hat. Gibt es keinen Titel in der Sprache, die sich der Benutzer eingestellt hat, so wird der Name des Workflows als Workflowtitel angezeigt.

Bearbeitungsschritte

Im zweiten Bereich des Formulars legen Sie fest, welche Benutzergruppen an der Bearbeitung von Dateien beteiligt sind:

Hier können Sie definieren, welche Benutzergruppen eine Datei, die diesen Workflow durchläuft, bearbeiten sollen. Klicken Sie zu diesem Zweck auf den Button Schritt einfügen. Haben Sie einen Bearbeitungsschritt definiert, so können Sie mit dem Button Schritt einfügen und dem Aufklappmenü rechts daneben an beliebiger Stelle einen Workflowschritt einfügen. Tragen Sie bitte anschließend jeweils den Namen der Bearbeitergruppe in das Eingabefeld ein. Alternativ können Sie auf den Button Durchsuchen klicken, um auf die Auswahlseite für Gruppen zu wechseln. Sie können die Suche von vornherein beschränken, indem Sie einen Teil eines Gruppennamens in das Eingabefeld eingeben und anschließend auf den Durchsuchen-Button klicken. Sie können jederzeit auf der Auswahlseite eine neue Suche auslösen, indem Sie den Suchbegriff in das Eingabefeld eingeben und auf Suchen klicken. Klicken Sie bitte abschließend auf den Namen der gewünschten Benutzergruppe im entsprechenden Listeneintrag, um den Gruppennamen in das Eingabefeld zu übernehmen. Wiederholen Sie diesen Vorgang bitte so oft, bis Sie alle für Ihren Workflow notwendigen Bearbeitungsschritte festgelegt haben.

Haben Sie versehentlich zu viele Bearbeitungsschritte eingefügt oder soll eine Gruppe aus dem Bearbeitungsworkflow entfernt werden, so können Sie die überzähligen Schritte entfernen, indem Sie den zu löschenden Bearbeitungsschritt aus dem Aufklappmenü rechts neben dem Button Schritt entfernen auswählen und anschließend auf diesen Button klicken.

Prüfungsschritte

Im dritten Bereich des Formulars legen Sie fest, welche Benutzergruppen an der Prüfung von Dateien beteiligt sind:

Legen Sie hier analog zu dem oben beschriebenen Verfahren die Namen der Benutzergruppen fest, deren Mitglieder die Unterschrift leisten, d. h. eine Version abzeichnen dürfen. Der Content Management Server legt die Unterschrift in einem Signaturfeld ab. Tragen Sie für jeden Prüfungsschritt den Namen des Feldes bitte in das Eingabefeld ein. Alternativ können Sie auf den Button Durchsuchen klicken, um auf die Auswahlseite für Felder zu wechseln. Sie können die Suche von vornherein beschränken, indem Sie einen Teil eines Feldnamens in das Eingabefeld eingeben und anschließend auf den Durchsuchen-Button klicken. Sie können jederzeit auf der Auswahlseite eine neue Suche auslösen, um das gewünschte Feld zu ermitteln. Mit einem Klick auf den Feldnamen im entsprechenden Listeneintrag übernehmen Sie den Namen des Feldes in das Eingabefeld.

Immer wenn ein Benutzer eine Datei mit diesem Workflow abzeichnet, speichert der Content Management Server Datum und Uhrzeit sowie den Anmeldenamen des abzeichnenden Benutzers in dem Signaturfeld. Signaturfelder werden auf die gleiche Weise angelegt wie andere kundenspezifische Versionsfelder auch.

Mehrfaches Zeichnungsrecht

Aktivieren Sie diese Option, wenn für diesen Workflow gelten soll, dass die Mitarbeiter der zu Unterschriften berechtigten Gruppen eine Version auch mehrfach abzeichnen dürfen. Ist beispielsweise ein Prüfer Mitglied in zwei Prüfungsgruppen des Workflows, so darf er bei beiden Prüfungsschritten die Unterschrift leisten, wenn diese Option aktiviert ist. Dateiadministratoren dürfen Versionen ihrer Dateien immer abzeichnen.

Klicken Sie auf OK, um die Workflowdefinition abzuschließen. Der Content Manager zeigt Ihnen die Ansichtsseite des neuen Workflows an.